Fastmail biedt EU-dataregio aan

VS of EU? Uw keuze

Veel van onze gebruikers hebben ons laten weten dat de locatie waar hun e-mail wordt opgeslagen belangrijk voor hen is. De redenen hiervoor variëren van lokale wetgeving en het dicht bij huis houden van gegevens tot compliance-eisen.

U kunt nu de Europese Unie aanwijzen als de primaire locatie voor uw Fastmail-gegevens, op onze eigen beveiligde servers in Amsterdam. Voorheen werden alle accounts volledig in de VS opgeslagen; nu heeft u meer keuze.

Zelf gebouwd, niet gehuurd van anderen

We hebben onze eigen servers geïnstalleerd in een beveiligde faciliteit in Amsterdam, ingericht door onze eigen engineers. Deze nieuwe locatie is gebouwd volgens dezelfde hoge standaarden als onze bestaande infrastructuur in Philadelphia en St Louis, met onze eigen hardware en software — specifiek bepaald tot op het exacte model van de schijven in elke machine.

Op al onze locaties worden gegevens versleuteld opgeslagen (encrypted at rest) in afgesloten racks en beheerd door ons eigen team. We huren geen computer- of beheerservices van een grote cloudprovider om diens garanties vervolgens door te geven. Deze aanpak hanteren we al meer dan 25 jaar voor privacy, betrouwbaarheid en prestaties.

Al jaren bewaren we ten minste twee kopieën van de e-mail van iedereen op afzonderlijke servers in hun primaire locatie, en ten minste één extra kopie op een geografisch gescheiden locatie om de veiligheid van de gegevens te garanderen.

Hieronder volgt het detail over de datastromen op basis van uw regionale keuze:

Indien uw account zich in de EU-regio bevindt:

• Primaire gegevens: De hoofdversie (de actieve kopie) van uw e-mail en bestanden staat op onze eigen servers in Amsterdam.
• Inkomende mail: Mail gaat bij voorkeur naar EU-servers als u gebruikmaakt van uw eigen domein met de nameservers van Fastmail, of een adres bij een van de EU-regiodomeinen van Fastmail.
• App-verbindingen: Onze desktop-, web- en mobiele apps maken verbinding met de EU-servers. Dagelijks communiceren onze apps direct met onze infrastructuur in Amsterdam. Mochten deze servers onbeschikbaar zijn, dan vallen verbindingen terug op een van onze locaties in de VS zodat u nog steeds bij uw mail kunt.
• Replica's: Veerkrachtige replica's van uw gegevens bevinden zich (voorlopig) in de VS. Omdat we momenteel slechts één locatie in Europa hebben, blijft de geografisch gescheiden kopie op servers in een van onze Amerikaanse locaties staan.

Indien uw account zich in de US-regio bevindt:

• Primaire gegevens: Het grootste deel van uw gegevens bevindt zich in de VS. Zowel de primaire als de replica-locaties van uw mail en bestanden staan op onze eigen servers in Philadelphia of St Louis.
• Inkomende mail: Mail gaat bij voorkeur naar US-servers als u gebruikmaakt van uw eigen domein met de nameservers van Fastmail, of een adres bij een van de US-regiodomeinen van Fastmail.
• App-verbindingen: Onze desktop-, web- en mobiele apps maken verbinding met US-servers. Dagelijks communiceren onze apps direct met de Amerikaanse locatie waar uw primaire kopie staat. Bij onbeschikbaarheid vallen verbindingen terug op onze andere Amerikaanse locatie.

Wat voor iedereen geldt

• Beschikbaarheid: We geven prioriteit aan beschikbaarheid. Als uw thuislocatie offline is, maakt u tijdelijk verbinding met een andere van onze locaties om toegang tot uw gegevens te behouden.
• Generieke domeinen: Indien u gebruikmaakt van een generiek, niet-regionaal domein van Fastmail, kan uw mail via beide locaties binnenkomen of vertrekken.
• Noodback-ups: Noodback-ups voor alle gebruikers worden bewaard op onze locatie in Philadelphia. Naast de actieve replica's bewaren we een aparte set versleutelde back-ups die elke paar uur per account worden gemaakt. Deze staan momenteel voor alle gebruikers in Philadelphia.
• Gerepliceerde gegevens: Sommige gegevens worden naar alle sites gerepliceerd, waardoor delen van ieders data in zowel Europa als Amerika staan. Dit omvat e-mailadressen en andere gebruikers-/klantmetadata, opslag voor websites en de standalone 'Files'-functie, en de details van gekoppelde diensten van derden.
• Logs: Systeemlogs worden geconsolideerd op één plek in de VS voor monitoring van de systeemgezondheid en ter ondersteuning van de klantenservice.
• Diensten van derden: De externe partijen die we gebruiken voor debugging, facturering en support zijn op dezelfde manier aan uw account gekoppeld, ongeacht uw regio.
• Configuratie e-mailclient (IMAP/POP3): Uw configuratie hoeft niet te wijzigen. De generieke hostnames fungeren intern als proxy naar uw actieve server. We werken eraan om deze verbindingen af te sluiten bij de dichtstbijzijnde netwerklocatie. Voor meer controle bieden we ook regionale servernamen aan voor elk protocol.

Juridisch kader en privacy

We zijn een Australisch bedrijf en vallen onder de Australische wetgeving, inclusief verdragen over juridische samenwerking tussen Australië en andere landen. Ongeacht waar uw gegevens zijn opgeslagen, zullen wij op dezelfde wijze reageren op rechtmatige verzoeken van relevante autoriteiten (zie ons transparantierapport).

Indien u een garantie nodig heeft dat uw gegevens uitsluitend in de EU blijven: die kunnen we niet geven. We kiezen ervoor dit direct te communiceren, zodat u geen onjuiste aannames doet.

Migratie en wijzigingen

Voorspelling en automatische selectie

We hebben vooraf alle gebruikers met een factuuradres in of nabij Europa geselecteerd voor de EU-regio. Voor deze gebruikers is er reeds een versleutelde kopie van de gegevens naar Europa overgebracht, die spoedig de primaire kopie wordt. U kunt de regio handmatig wijzigen naar de VS, waarna uw gegevens worden teruggemigreerd.

Voor gebruikers die niet in de initiële groep zaten, is het mogelijk om aan te sluiten voor migratie. Deze verplaatsing kan iets langer duren omdat er nog geen kopie van de data in de regio aanwezig is en elke e-mail over de oceaan gesynchroniseerd moet worden. Voor wie terugkeert naar de VS gaat dit sneller, omdat er reeds een kopie aanwezig is.

Hoe het werkt

Bij aanmelding kiest u uw regio. De primaire kopie van uw gegevens wordt op onze beveiligde servers in die regio geplaatst, met een replica op een geografisch gescheiden locatie. Alle kopieën zijn versleuteld opgeslagen (encrypted at rest). De keuze voor een regio bepaalt waar de primaire kopie staat, niet hoe goed deze is beveiligd.

Gebruikers die reeds bij ons waren tijdens de selectie, zijn vooraf toegewezen op basis van hun factuuradres. Nieuwe gebruikers worden standaard toegewezen aan de VS. U kunt dit in uw instellingen wijzigen.

De regio wijzigen

Ga naar Instellingen → Gebruikers & Delen → Teaminstellingen. Zoek onder het kopje GDPR naar de sectie Data residency (Gegevenslocatie). Kies uw locatie en wij wijzigen de primaire kopie voor u. U ziet de status veranderen van queued (in wachtrij) naar transferring (overbrengen) tot done (voltooid). Uw account blijft tijdens dit proces gewoon werken.

Uw gegevens, uw keuze

Het opzetten van deze extra locatie was een aanzienlijke investering. We hebben overwogen om een toeslag te rekenen voor de EU-regio, maar we vinden dat niet juist is. We rekenen een eerlijk tarief voor een uitzonderlijke service, en deze keuze moet bij u liggen. Selecteer de regio die het beste bij u past.